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Informativa sulla privacy per fornitori, clienti, fornitori di servizi, consulenti, investitori e altri partner commerciali di OEP Italy S.R.L.

Per OEP Italy S.R.L. (di seguito “OEP”) la protezione dei dati personali e della privacy è della massima priorità. Lo scopo della presente informativa sulla privacy è quello di informare in merito a quali dati personali trattiamo dei nostri fornitori, clienti, fornitori di servizi, consulenti, investitori e altri (potenziali) partner commerciali o dei loro referenti (di seguito collettivamente “partner commerciali”) e quali diritti spettano all’interessato in conformità al regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE – “GDPR”) in relazione al trattamento dei dati personali dell’interessato.

1. Responsabilità del trattamento dei dati personali
OEP Italy S.R.L., Via Alessandro Manzoni 38, 20121 Milano, Italia, è il titolare del trattamento dei dati personali dell’interessato per le finalità di cui al punto 3. Alcune attività di trattamento sono svolte in contitolarità con OEP Capital Advisors L.P., 330 N. Wabash Ave., Suite 3750, Chicago, IL 60611, USA (“OEP US”), One Equity Partners Europe GmbH, Neue Mainzer Str. 84, 60311 Francoforte sul Meno, Germania (“OEP Germania”) e OEP Master B.V., 2Amsterdam - Eduard van Beinumstraat 30, 1077 CZ Amsterdam, Paesi Bassi (“OEP NL”). Per ulteriori informazioni sul trattamento in contitolarità con OEP US, OEP NL e OEP Germania, consultare il punto 10.

2. Dati personali trattati
Trattiamo le seguenti categorie di dati personali dei nostri partner commerciali:

• dati professionali di contatto e organizzativi (ad es. nome, titolo, indirizzo di lavoro, numero di telefono e indirizzo e-mail aziendale, qualifica/posizione lavorativa, dati bancari ove presenti);
• dati sulle comunicazioni (dati sul contenuto e sul traffico, in particolare sulle e-mail);
• ulteriori informazioni necessarie a adempiere gli obblighi di “conoscenza della clientela” (Know Your Customer, KYC) e antiriciclaggio (ad es. copie di passaporti/documenti d’identità, lettere antiriciclaggio, informazioni fornite nei questionari KYC);
• informazioni sulle condanne penali e sui reati dei co-investitori che investono o prevedono di investire nei fondi italiani OEP o nelle società in portafoglio dei fondi italiani OEP, se consentito o richiesto dalle normative applicabili in materia di privacy;
• informazioni contenute in contratti, comunicazioni e altra documentazione relativa a transazioni di fusione e acquisizione, investimenti e altre operazioni che otteniamo nel corso di tali operazioni, in particolare su persone legate alla società oggetto in questione e ai suoi rapporti commerciali o che sono altrimenti coinvolte in tale operazione, si pensi a dipendenti o partner commerciali (ad es. contratti di acquisto di azioni/attività con nomi, firme, date di nascita, indirizzi di residenza e codici fiscali dei rappresentanti delle parti);
• altre informazioni che ci vengono fornite dall’interessato o di cui veniamo a conoscenza nel corso dei nostri rapporti commerciali e delle nostre comunicazioni.

3. Finalità del trattamento
Trattiamo i dati personali dell’interessato per le seguenti finalità:

• gestione della ricezione di beni (ad es. apparecchiature informatiche e materiali di consumo) e servizi (ad es. servizi di consulenza);
• gestione, ottimizzazione ed elaborazione dei nostri rapporti commerciali (compresa l’esecuzione dei nostri contratti) con i partner commerciali, nonché l’avvio o la creazione di nuovi rapporti commerciali;
• gestione delle operazioni delle società in portafoglio di OEP, comprese le relazioni per gli investitori e l’organizzazione di riunioni del Consiglio di Amministrazione e dei soci;
• prevenzione e indagine di frodi o altre attività illecite;
• verifica dell’identità degli investitori, anche per quanto riguarda i controlli di base, i controlli antiriciclaggio e quelli relativi a “Know Your Customer”, i rapporti, le informazioni e la due diligence;
• sicurezza dei nostri sistemi IT, dell’architettura e delle reti;
• adempimento degli obblighi legali di OEP e di altre società del Gruppo OEP (compresa l’ottemperanza alle ordinanze delle pubbliche autorità), nonché per consulenza legale e fiscale.

4. Base giuridica del trattamento
Trattiamo i dati personali dell’interessato per le seguenti basi giuridiche:

• per l’esecuzione del contratto stipulato con l’interessato o per prendere provvedimenti su richiesta dell’interessato prima della stipula di un contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR);
• per adempiere agli obblighi di legge a cui siamo soggetti (ad es. per adempiere agli obblighi fiscali e antiriciclaggio; articolo 6, par. 1, lett. c GDPR); e
• nella misura in cui il trattamento è necessario ai fini dei legittimi interessi perseguiti da noi o da terzi e tali interessi non prevalgono sugli interessi o sui diritti e le libertà fondamentali dell’interessato (art. 6 par. 1 lett. f GDPR), in particolare per consentire la cooperazione con altre società del Gruppo OEP, per mantenere e salvaguardare le operazioni commerciali e i processi aziendali, per tutelare OEP e i nostri dipendenti, per eseguire i contratti con un partner commerciale presso cui è impiegato l’interessato, per gestire e amministrare le nostre società in portafoglio e altri investimenti, per migliorare i nostri servizi e identificare nuovi modi per sviluppare e far crescere la nostra attività, nonché per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

5. Destinatari dei dati personali
Trasferiremo i dati personali dell’interessato alle seguenti categorie di destinatari e concederemo loro l’accesso nella misura necessaria in ciascun caso e, ove necessario, sulla base di un accordo di trattamento dei dati stipulato tra noi e il destinatario:

• dipendenti di OEP;
• altre società del Gruppo OEP;
• fornitori di servizi tecnici (in particolare fornitori di sistemi IT e di servizi cloud);
• società di consulenza legale e fiscale;
• autorità giudiziarie e altre pubbliche autorità;
• soggetti terzi in caso di riorganizzazione, fusione, vendita, joint venture, cessione, trasferimento o altra alienazione dell’attività o dei beni di OEP (incluse eventuali procedure concorsuali o analoghe), in toto o in parte, ove necessario; e
• altri soggetti terzi e fornitori di servizi, nella misura in cui ciò sia necessario in singoli casi.

6. Luogo del trattamento dei dati personali
I dati personali dell’interessato saranno trattati all’interno dell’Unione europea (“UE”) e dello Spazio economico europeo (“SEE”) nonché al di fuori di UE/SEE, nei cosiddetti Paesi terzi, da parte dei soggetti indicati al punto 5, in particolare da fornitori di servizi nel Regno Unito e negli Stati Uniti. Nel fare ciò, teniamo conto degli obblighi contrattuali di riservatezza e di non divulgazione, nonché delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati. Non divulgheremo i dati personali dell’interessato a soggetti non autorizzati al loro trattamento.

Si prega di notare che possono esistere differenze in merito alle leggi applicabili in materia di protezione dei dati tra i rispettivi Stati membri dell’UE/SEE e tutti gli altri Paesi. Il livello di protezione dei dati personali, soprattutto se trattati al di fuori dell’UE/SEE, può quindi essere inferiore a quello italiano. Se il trattamento avviene al di fuori dell’UE o del SEE, ci assicureremo che il destinatario dei dati personali dell’interessato garantisca un livello di protezione adeguato (in particolare partecipando al cosiddetto Quadro UE-USA per la protezione dei dati personali o stipulando con noi le cosiddette clausole contrattuali tipo dell’UE e, se possibile, implementando ulteriori misure di protezione).

7. Fonti dei dati
Trattiamo i dati personali che abbiamo ricevuto dall’interessato nel corso del nostro rapporto commerciale, dall’azienda che impiega l’interessato, da altri partner commerciali o da soggetti terzi, o da fonti pubblicamente accessibili.

8. Periodi di conservazione
Conserviamo i dati personali dell’interessato solo per il tempo necessario allo scopo perseguito con il rispettivo trattamento e per il tempo in cui siamo legalmente obbligati a conservarli (ad es. a causa di obblighi di conservazione previsti dalle normative commerciali o fiscali).

9. Diritti dell’interessato
In base alle leggi vigenti in materia di protezione dei dati e a condizione che siano soddisfatti i relativi requisiti di legge, l’interessato ha diversi diritti nei confronti di qualsiasi responsabile del trattamento, ad es. il diritto di richiedere l’accesso ai propri dati personali. Inoltre, tali diritti possono includere il diritto alla rettifica, alla cancellazione o alla limitazione del trattamento, nonché il diritto alla portabilità dei dati.

Se trattiamo i dati personali dell’interessato sulla base di interessi legittimi di OEP o nel pubblico interesse, l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al loro trattamento per via di motivi riguardanti la propria situazione. In questi casi ci asterremo dal trattare ulteriormente i dati personali dell’interessato salvo che possiamo dimostrare l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure se il trattamento serve per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

È possibile esercitare tali diritti inviando una richiesta a Dunja Mauser, contattabile via e-mail all’indirizzo dunja.mauser@oneequity.com.

L’interessato ha inoltre il diritto di presentare reclamo presso un’autorità di controllo competente per la protezione dei dati se si crede che il trattamento dei dati personali sia illegittimo.

10. Specifiche in caso di contitolarità del trattamento con OEP US, OEP NL e OEP Germania
Per i seguenti trattamenti che riguardano l’interessato, determiniamo le finalità e i mezzi del trattamento in contitolarità con OEP US, OEP NL e OEP Germania e agiamo pertanto in veste di contitolari del trattamento:

• Gestione dei documenti su un sistema di archiviazione dati condivisi: nella misura necessaria a garantire una gestione efficiente dei processi aziendali, delle esigenze dei clienti relative agli investimenti del Gruppo OEP e di altre esigenze dei partner commerciali del Gruppo OEP (in particolare per eseguire i contratti con l’interessato o con un partner commerciale con cui l’interessato lavora, per consentire la cooperazione con altre società del Gruppo OEP e per gestire e amministrare le nostre società in portafoglio e altri investimenti), OEP, OEP Germania, OEP NL e OEP US conservano i file/documenti che possono includere anche dati personali dei loro partner commerciali in archivi di dati condivisi a cui possono accedere i rispettivi dipendenti interessati. Questi file possono includere, ad esempio, certificazioni antiriciclaggio e revisioni in materia ambientale, sociale e gestionale (ESG) delle società in portafoglio del Gruppo OEP e ulteriori documenti relativi alla gestione di tali società.
• La contitolarità del trattamento si basa su accordi contrattuali tra OEP US, OEP Germania, OEP NL e noi, i quali determinano chi adempie a quale obbligo ai sensi del GDPR in ciascun caso. Ai sensi del GDPR, siamo tenuti a mettere a disposizione dell’interessato le caratteristiche essenziali di questi accordi di contitolarità del trattamento: abbiamo stabilito che le operazioni di trattamento sopra menzionate sono soggette a contitolarità e che ciascuna parte è responsabile della liceità del rispettivo trattamento dei dati. Gli obblighi di informazione sono adempiuti da ciascun OEP, OEP US, OEP NL e OEP Germania nei confronti dei propri partner commerciali. Per questo motivo, l’interessato riceve da noi la presente informativa sulla privacy in relazione alla contitolarità del trattamento. Inoltre, noi, OEP US, OEP NL e OEP Germania ci informeremo prontamente e ci assisteremo a vicenda nella misura necessaria per rispondere alle richieste degli interessati. I diritti dell’interessato di cui al punto 9 si applicano senza limitazioni anche alle operazioni di trattamento effettuate in contitolarità con OEP US, OEP NL e OEP Germania. A questo proposito, l’interessato può esercitare i propri diritti di protezione dei dati sia nei nostri confronti che nei confronti di OEP US, OEP Germania o OEP NL. In qualità di interessato, in genere verranno fornite le informazioni dal responsabile del trattamento contattato per esercitare i propri diritti. È possibile contattare (i) OEP US all’indirizzo sopra indicato o via e-mail all’indirizzo dora.stojka@oneequity.com, (ii) OEP Germania e OEP NL ai rispettivi indirizzi sopra indicati o via e-mail all’indirizzo dunja.mauser@oneequity.com.

La presente informativa sulla privacy è stata aggiornata l’ultima volta nel giugno 2024.